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Wenn Sie feststellen, dass Sie in der Woche E-Mail-Nachrichten an dieselbe Personengruppe senden, ist es effizienter, eine Gruppe zu erstellen. Wenn Sie Ihre Kontakte mehreren Gruppen hinzufügen, wird nur eine Nachricht an die Gruppe gesendet, und alle Mitglieder erhalten die Nachricht, wodurch die Eingabezeit reduziert wird. Sie können aus den vorhandenen E-Mail-Adressen in Ihrem Lotus Notes-Adressbuch schnell eine Gruppe erstellen.
Anweisungen
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Öffnen Sie Ihr Adressbuch und wählen Sie "Aktionen" und dann "Neue Gruppe".
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Geben Sie im Feld "Gruppenname" einen Namen für die Gruppe ein. Seien Sie konkret, weil Sie mehrere Personen in mehreren Gruppen haben können. Beispiele sind "Finanzabteilung", "Mütter des Spielplatzes" oder sogar "Bowling Time".
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Führen Sie die optionalen Schritte aus. Wählen Sie den Gruppentyp aus, z. B. "Nur Mail", oder geben Sie eine Gruppenbeschreibung ein, z. B. "Aktuelle Vorstandsmitglieder".
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Geben Sie den Namen jeder Person in das "Member Field" ein. Drücken Sie nach jedem Namen die Eingabetaste. Wenn Sie Personen aus Ihrem Adressbuch hinzufügen, klicken Sie auf die kleine Schaltfläche neben dem Feld und wählen Sie die Mitglieder aus. Klicken Sie auf "Speichern und schließen", wenn Sie fertig sind. Bei Bedarf können Sie später erneut Namen hinzufügen.
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Stellen Sie sicher, dass die Gruppe korrekt ist, indem Sie das Adressbuch öffnen und auf das Symbol Gruppen klicken. Auf diese Weise können Sie auch die Gruppe ändern. Wählen Sie zum Ändern die Gruppe aus und wählen Sie "Aktionen - Gruppe bearbeiten". Klicken Sie immer auf "Speichern und schließen", nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben.
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Senden Sie eine Nachricht an die Gruppenmitglieder, indem Sie den Gruppennamen im Bereich "An" der Kopfzeile der Nachricht eingeben und auf den Bildschirm "Zurück" drücken. Beim Versenden der Nachricht erhalten alle Mitglieder der Gruppe eine Kopie.