Inhalt
Die Unterschiede zwischen Geschäftsbriefen und weniger formellen oder persönlichen Briefen finden sich in beiden Strukturen. Informelle persönliche Briefe erlauben dem Absender das Ermessen in Bezug auf die Anordnung der Elemente und anderer Elemente des Briefes. Auf der anderen Seite müssen Geschäftsbriefe strengen Standards für Stil und Form folgen. Die Schlüsselelemente wie Layout, Absatzstruktur und technische Formatierung unterscheiden einen geeigneten Geschäftsbrief von einem informellen Brief.
Header und Verschluss
Die Kopfzeile eines Geschäftsbriefs muss den Namen, die Adresse und das Datum des Absenders enthalten. Richten Sie die Überschrift am linken Rand aus und wählen Sie ein einzelnes Leerzeichen für die Informationen aus. Die Kontaktinformationen des Empfängers müssen durch ein Leerzeichen vom Header getrennt sein und den vollständigen Namen und die vollständige Adresse des Empfängers einschließlich der Postleitzahl enthalten. Eine Person, die einen informellen Brief schreibt, kann nur eine Begrüßung in der Kopfzeile des Briefes verwenden. Das Schließen eines Geschäftsbriefs erfordert einen Abschiedsgruß und eine Unterschrift. Häufig enthält ein Geschäftsbrief die Unterschrift sowie den darunter eingegebenen Namen des Absenders und alle vom Verfasser gehaltenen Anmeldeinformationen oder Titel. Verwenden Sie vier Leerzeichen zwischen dem Abschiedsgruß und dem Namen, der für die handschriftliche Unterschrift eingegeben wurde. Der Name des Absenders und eine weniger formelle Begrüßung reichen aus, wenn ein persönlicher Brief endet.
Körpertextstil
Persönliche Briefe informeller Art können ohne die stilistischen Einschränkungen eines Geschäftsbriefs bearbeitet werden. Der Absender kann einen Stil oder Ton auswählen, der den normalen Merkmalen der Interaktion mit dem Empfänger entspricht. In einem Geschäftsbrief muss der Stil der Absicht des Briefes entsprechen. Geschäftsbriefe, mit denen der Empfänger mit dem Absender oder den Geschäftsdiensten vertraut gemacht werden soll, sollten mit einer Einführung beginnen. Der Absender muss dann den Textausgleich verwenden, um den Empfänger über die Absicht oder die Aufforderung des Schreibens zu informieren. Zum Beispiel sollte ein Verkaufsbrief den Verkäufer und das Produkt vorstellen, festlegen, wie das Produkt dem Empfänger dienen soll, und am Ende den Leser zum Handeln aufrufen - um das Produkt oder die Dienstleistung zu kaufen.
Technische Formatunterschiede
Zu den technischen Standardstandards für Geschäftsbriefe gehören 2 cm Seitenränder an den Seiten mit einem Abstand von 2,5 cm oben und unten auf der Seite. Geschäftsbriefdaten müssen buchstabiert und nicht abgekürzt sein und den Monat, den Tag und das Jahr enthalten. Absender sollten geeignete Titel in Geschäftsbriefen verwenden, aber Redundanzen vermeiden. Der vollständige Name des Empfängers muss in der Begrüßung mit einem Doppelpunkt in einem Geschäftsbrief erscheinen. Der persönliche Brief kann einen Vor- oder Titel sowie einen Nachnamen gefolgt von einem Komma enthalten. Zwischen dem Titel, den Kontaktinformationen des Verfassers und der Begrüßung sollte ein Leerzeichen stehen. Ein Leerzeichen zwischen der Begrüßung und jedem der Absätze im Hauptteil des Briefes ist ebenfalls Standard. Verwenden Sie 12-Punkt-Serifenschriften wie Times New Roman in einem Geschäftsbrief und in einem Abstand zwischen den Texten. Geschäftsbriefe sollten immer getippt werden, aber wenn sie handgeschrieben sind, wird eine persönliche Note hinzugefügt.
Wichtige Fragen zum Nachwort
Nach dem Abschluss müssen Geschäftsbriefe entsprechende Stellen enthalten, z. B. die Freigabe von Kopien. Ein "cc:" bedeutet, dass der Brief auch an andere Personen weitergeleitet wurde. Das Nachwort ist auch der geeignete Ort für die Notation von Material, das in einem Geschäftsbrief enthalten ist. Das Begleitdokument muss als nach der Abschlussunterschrift enthaltene Elemente mit der Nummer und Art des Kartonmusters in einem Geschäftsbrief angegeben werden.