Zehn Regeln für die Etikette am Telefon

Inhalt

Sprich klar
Richtig grüßen die Kunden
Fragen Sie, wie Sie helfen können
Hören Sie sich die Verbraucheranfrage an
Fordern Sie den Anruf auf Halten
Sprich nicht mit vollem Mund
Sprechen Sie nicht zu laut oder zu leise
Lassen Sie den Kunden nicht warten
Verwenden Sie keinen Slang
Nehmen Sie das Telefon nicht beiläufig auf.

Wenn Sie in einem Büro oder in einem kleinen Unternehmen arbeiten oder einfach nur sicherstellen möchten, dass in Ihrem Haus gute Telefongespräche praktiziert werden, wenden Sie die Regeln für die Etikette an. Zu wissen, was zu tun ist und was nicht, wenn Sie antworten und telefonieren, ist unerlässlich. Dies hilft Ihnen, Kunden zu gewinnen und zu pflegen sowie Gespräche mit Ihrem Telefon zu führen.

Professionelle Telefonetiketten verleihen Ihrem Unternehmen einen positiven Ruf (Jupiterimages / Comstock / Getty Images)

Sprich klar

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Wörter klar sind, wenn Sie sprechen. Sag ihnen, wie ich ein wenig lächle. Sprechen Sie langsam, denn die Person am anderen Ende des Telefons muss Sie verstehen.

Richtig grüßen die Kunden

Wenn Sie den Anruf entgegennehmen, begrüßen Sie den Kunden entsprechend der Tageszeit (z. B. "Guten Morgen", "Guten Tag" oder "Guten Abend"). Vielen Dank für den Link in der Begrüßung. Dadurch fühlt sich der Kunde wohl, eine Beschwerde auszusprechen oder eine Frage zu stellen.

Fragen Sie, wie Sie helfen können

Fragen Sie den Kunden, wie Sie helfen können, wenn er Sie begrüßt. Wenn Sie den Grund des Anrufs nicht kennen, versuchen Sie, den Verbraucher in die entsprechende Abteilung zu transferieren.

Hören Sie sich die Verbraucheranfrage an

Hören Sie sich die Wünsche des Kunden genau an. Stellen Sie Fragen, um herauszufinden, wie Sie helfen können. Unterbrechen Sie nicht, wenn der Anrufer spricht.

Fordern Sie den Anruf auf Halten

Bevor Sie einen Anruf auf Halten setzen, bitten Sie um Erlaubnis. Sobald Sie die Halte-Taste gedrückt haben, lösen Sie das Kundenproblem so schnell wie möglich.

Sprich nicht mit vollem Mund

Beantworten Sie das Telefon nicht mit vollem Mund. Dies macht es dem Kunden schwer, Sie zu verstehen, und ist besonders frustrierend, wenn der Anruf dringend ist. Das Telefon bei der Arbeit zu beantworten und zu essen macht einen unprofessionellen Eindruck.

Sprechen Sie nicht zu laut oder zu leise

Beantworten Sie das Telefon mit der Lautstärke, die Sie normalerweise sprechen. Ein leises Gespräch wird für den Kunden eine Herausforderung sein, um zu verstehen, was Sie sagen. Dies kann den Anrufer verwirren, da er nicht weiß, dass er die richtige Nummer gewählt hat. Wenn Sie das Telefon zu laut annehmen, klingt es hart und abschreckend, was für den Verbraucher unattraktiv ist.

Lassen Sie den Kunden nicht warten

Wenn Sie den Anruf auf Halten setzen müssen, lassen Sie die Person nicht zu lange warten. Gehen Sie alle paar Sekunden zurück, um den Verbraucher über Ihre Fortschritte auf dem Laufenden zu halten.

Verwenden Sie keinen Slang

Die Verwendung von Slang oder abgekürzten Wörtern während eines Telefongesprächs ist unangemessen und unprofessionell. Wenn Sie zum Beispiel etwas für den Kunden prüfen müssen, sagen Sie "Nur einen Moment" und "Warten Sie keine Sekunde".