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Für Unternehmen ist es wichtig, das Telefon professionell und höflich zu beantworten. Das Telefon bleibt das wichtigste Kommunikationsmittel zwischen den meisten Unternehmen und ihren Kunden. Wenn Sie einige Kundenbewertungen von Unternehmen lesen, werden Sie feststellen, dass sie sich allgemein zu einem Unternehmen äußern, je nachdem, wie sie am Telefon behandelt werden. Kunden beurteilen die Anzahl der Klingelzeichen vor der Beantwortung von Anrufen, wie sie begrüßt werden, wie lange sie warten und ob sie am Ende des Anrufs zufrieden sind.
Anweisungen
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Beantworten Sie das Telefon vor dem dritten Klingeln. Da dies möglicherweise nicht jedes Mal möglich ist, sollte dies das Gesamtziel sein. Kunden sehen es nicht als etwas Professionelles an, wenn ihre Anrufe nicht schnell beantwortet werden. Auch wenn Sie den Anruf nicht sofort beantworten können, begrüßen Sie den Kunden und bitten Sie ihn, einen Moment zu warten.
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Beantworten Sie das Telefon professionell. In den meisten Unternehmen funktioniert eine Standardbegrüßung gut, und Sie können eine unternehmensweite Richtlinie festlegen, sodass alle Anrufe auf dieselbe Weise beantwortet werden. Verwenden Sie eine einfache Begrüßung mit Ihrem Firmennamen und fragen Sie, wie Sie helfen können. Sie könnten zum Beispiel sagen: "Guten Tag und danke, dass Sie XXX angerufen haben. Wie kann ich Ihnen helfen?"
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Hören Sie genau zu, während der Kunde spricht. Kunden werden wütend, wenn sie denken, dass die Person nicht darauf achtet, was sie sagen oder wiederholen müssen, was sie gerade gesagt hat. Vermeiden Sie andere Aktivitäten, während Sie telefonieren, und widmen Sie dem Kunden Ihre volle Aufmerksamkeit.
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Lächle, während du redest. Wenn Sie lächeln, scheint es dem Telefon angenehmer zu sein und die Kunden reagieren positiv darauf. Seien Sie auch immer nett und höflich, auch wenn der Kunde nervös ist und nicht nett ist.
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Sprechen Sie langsam und deutlich, wenn Sie dem Kunden etwas erklären. Kunden möchten nicht gehetzt werden, als wollten Sie den Anruf sofort beenden. Es ist besonders wichtig, langsam und deutlich zu sprechen, wenn Sie langwierige Prozesse oder Unternehmensrichtlinien erläutern. Sie müssen alles im Detail erklären, damit der Kunde das perfekt versteht und keine Zweifel offen lässt.