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Wenn Sie eine E-Mail professionell schreiben, können Sie die meiste Zeit darauf verwenden, sicherzustellen, dass jede Information enthalten ist, dass sie korrekt formatiert ist und dass die Rechtschreibprüfung ausgeführt wurde. Vergessen Sie jedoch nicht das Schließen der E-Mail. Das Erstellen eines professionellen Endes für E-Mails kann einen großen Unterschied machen, wie die Person es erhält. Hinterlassen Sie beim Empfänger einen guten Eindruck von Ihnen.
Kontaktinformationen
Wenn Sie zum ersten Mal eine professionelle E-Mail senden, ist es eine gute Idee, diese mit Ihren Kontaktinformationen und nicht nur mit Ihrem Namen zu beenden. Obwohl der Empfänger Ihre Adresse automatisch erhält, nachdem Sie die E-Mail erhalten haben, können Sie andere Kontaktmöglichkeiten anbieten. Wenn Sie für ein bestimmtes Unternehmen arbeiten, geben Sie diese Kontaktinformationen einschließlich einer Adresse an. Geben Sie Ihre Telefonnummer direkt an und geben Sie an, ob es sich um ein Mobiltelefon oder ein Festnetz handelt. Wenn Ihr Unternehmen über ein Werk verfügt, geben Sie unbedingt die Niederlassung an. Je mehr Kontakte Sie verlassen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Person Kontakt hat.
Erwartung der Abschottung
Leslie O'Flahavan von Writing Matters liebt es, eine professionelle E-Mail mit dem Satz "Ich freue mich auf ..." zu beenden. Sie erklärt, dass dies den Zweck der E-Mail erneut bestätigen wird. Außerdem wird derjenige, der Ihnen die E-Mail gesendet hat, in eine Antwortposition versetzt. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail über einen Job gesendet haben, sollten Sie mit "Ich freue mich auf Ihre Entscheidung über meine Bewerbung" enden. Der Empfänger weiß jetzt genau, was der Zweck Ihrer E-Mail ist.
Fragen und Anliegen
Stellen Sie beim Schließen einer professionellen E-Mail sicher, dass Sie eine Einladung zur Beantwortung anbieten, z. B. "Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich ... haben", da dies dem Empfänger ein grünes Licht gibt, um zu antworten, ohne zu fühlen als ob es Sie stören würde oder dass Ihre E-Mail das letzte Wort sein sollte. Dies hält auch das Gespräch im Fluss. Stellen Sie beim Senden einer E-Mail sicher, dass sich alle Beteiligten auf derselben Seite befinden und dass alle Probleme und Bedenken angesprochen wurden.
Überlegungen
Das Ende einer professionellen E-Mail kann abhängig von Ihrer Beziehung zum Empfänger eine persönliche Note haben. Mit der Zeit kann ein professioneller Kontakt zu einem Freund werden, der es Ihnen ermöglicht, eine E-Mail mit einem internen Witz oder sogar einer unabhängigen Geschichte zu beenden. Tun Sie dies jedoch erst, wenn eine Freundschaftsbeziehung hergestellt wird. Das Beenden einer E-Mail mit "Best regards" ist ein guter Kompromiss. Dies zeigt, dass Sie nicht nur eine Geschäftsbeziehung, sondern eine fürsorgliche Person sind. Scheuen Sie sich nicht, am Ende einer E-Mail etwas Höflichkeit zu zeigen, besonders wenn es sich um eine professionelle Person handelt.