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Einer der frustrierendsten Aspekte bei der Führung eines Unternehmens ist der Umgang mit fehlerhaften Schecks. Der Umgang mit zurückgegebenen Schecks kann ein heikles Thema sein. Das schwierigste Problem, dem sich Unternehmer und Manager stellen müssen, ist die Frage, wie man mit dem Kunden an das Thema herangeht, insbesondere wenn Sie häufig anwesend sind. Der häufigste und höflichste Weg, um das Geld zu erhalten, ist vielleicht ein gut geschriebener Brief über Schulden.
Anweisungen
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Schreiben Sie den Brief auf den Firmenbriefkopf, falls Sie einen haben. Erstellen Sie andernfalls einen Basisheader mit Ihrem Firmennamen, Adresse, Telefonnummer mit Vorwahl, Firmen-E-Mail-Adresse und Webseite.
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Tragen Sie das Datum des Rechnungsbriefes oben auf der linken Seite der Karte ein.
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Tragen Sie die Absenderadresse Ihres Kunden auf der linken Seite des Briefes ein und geben Sie zwei Leerzeichen ab dem Datum ein.
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Verwenden Sie die passende Begrüßung für Ihren Kunden, zwei Leerzeichen unter der Absenderadresse. Verwenden Sie den Begriff "Dear" und den Nachnamen, wie "Dear Mr. Jones" oder "Dear Mrs. Smith". Sie können die üblichen "Hallo" oder "Grüße" verwenden, am besten ist jedoch eine persönliche Herangehensweise. Verwenden Sie nicht den Vornamen oder eine sehr informelle Begrüßung wie "Hallo".
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Beginnen Sie den Brief, indem Sie auf nicht bedrohliche Weise über Schulden sprechen. Ein Beispiel dafür könnte sein: "Wir schreiben Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass wir einen von Ihnen zurückgegebenen Scheck erhalten haben."
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Geben Sie alle Details zum No-Frills-Scheck an, wie Bankname, Schecknummer, Datum und Geldbetrag. Erwähnen Sie auch die Kontonummer des Kunden und dokumentieren Sie den Kontostand dieses Kontos.
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Erwähnen Sie Ihre Rücksprungrichtlinie, falls Sie eine haben. Wenn Sie beispielsweise über eine schriftliche Richtlinie verfügen, in der angegeben wird, dass die Gebühr für die Rücksendescheck 40 US-Dollar beträgt, müssen Sie dies angeben und den Betrag zusammen mit dem Scheckbetrag anfordern. Geben Sie dem Kunden immer den vollen fälligen Betrag an, z. B. "Bitte senden Sie 300 USD für den zurückgegebenen Scheck plus 40 USD für die Rückgabe-Geldstrafe für insgesamt 340 USD."
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Weisen Sie den Kunden an, wie er die Ressourcen an Sie senden kann. Beispielsweise können Sie sie bitten, das Geld an Ihren Arbeitsplatz zu bringen oder eine Zahlungsanweisung oder einen Scheck an Ihre Geschäftsadresse zu senden. Sie können auch telefonisch oder persönlich angeben, ob Sie Kredit- oder Debitkarten akzeptieren.
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Bitten Sie den Kunden, die Schuld so schnell wie möglich zu bezahlen, und rufen Sie im Zweifelsfall an.
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Beenden Sie den Brief mit "Grüße" oder "Vielen Dank" und Ihrem Namen und Titel. Unterschreiben Sie den eingegebenen Brief.
Wie
- Seien Sie immer höflich und professionell in Ihrem Brief.
Hinweis
- Wenn Sie innerhalb von 10 Werktagen keine Nachrichten über den Schuldner erhalten, senden Sie einen weiteren Brief.
- betonen, dass es eine Rückkehr innerhalb einer Woche braucht.