So organisieren Sie den persönlichen Datensatz eines Mitarbeiters

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Für einen Kleinunternehmer oder für die Personalabteilung eines großen Unternehmens ist es wichtig, alle Dateien über die Mitarbeiter ordnungsgemäß zu organisieren. Es gibt einige wichtige Elemente, die für jeden Mitarbeiter in einer grundlegenden persönlichen Auflistung enthalten sind. Auf diesen Basisregistern können Sie Informationen in Abschnitte unterteilen, anstatt alles in zufälliger Reihenfolge anzuordnen. Fügen Sie außerdem Dateien für jeden Mitarbeiter nach Bedarf hinzu und halten Sie aktualisierte Dateien für alle Mitarbeiter bereit.

Anweisungen

Machen Sie für jeden Mitarbeiter separate Aufzeichnungen und archivieren Sie für I-9-Formulare und für Zahlungsdaten (Jupiterimages / Brand X Pictures / Getty Images)

Wählen Sie einen Ordner aus, der für jeden Mitarbeiter-Token ausreichend Schreibarbeit sparen kann. Verwenden Sie einen zweiten Ordner für Mitarbeiterakten. Hängende Ordner sind möglicherweise die besten für diese. Dann können Sie Unterordner darin einbetten und Tabs zwischen den Abschnitten verwenden.
Der erste Ordner jedes Mitarbeiters, die Basis-Personalakte, sollte die persönlichen Informationen des Mitarbeiters enthalten, z. B. Adresse und aktuelle Telefonnummer. Bitten Sie die Mitarbeiter, diese Informationen bei Bedarf jedes Jahr zu aktualisieren, möglicherweise zu Beginn des Jahres oder während der Einstellung. Notfallkontaktinformationen sollten auch hier aufbewahrt werden.
Wenn Sie die hängenden Ordner in Abschnitte unterteilen, enthält der zweite Abschnitt möglicherweise den Lebenslauf und die Bewerbung für den Job sowie Verweise und Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verträge.
Legen Sie alle Dokumente, die der Mitarbeiter bei seinem Eintritt in das Unternehmen unterschrieben hat, in den dritten Abschnitt ein. In der Regel finden Sie hier Formulare wie die Formulare für W-4-Gebühren, Schulungen gegen sexuellen Missbrauch, Stealth-Vereinbarungen und Mitarbeiterpolitik - nicht jedoch das I-9-Formular.
Fügen Sie in einem Abschnitt Kommentare zum Mitarbeiter ein. Jede Rendite einer Mitarbeiterbewertung sollte hier beibehalten werden. Legen Sie Unterlagen für Gehaltserhöhungen oder Disziplinarmaßnahmen bei. Bewahren Sie Kopien relevanter Diplome, Zeugnisse oder Schulungsbestätigungen auf, die der Mitarbeiter ebenfalls in diesem Ordner erhalten hat. Führen Sie einen Abschnitt für Versicherungs-, Kranken- und Ruhestandsregister ein.
Alle medizinischen Informationen müssen in einem separaten Ordner aufbewahrt werden. Alle Informationen, die sich auf die Gesundheit der Mitarbeiter beziehen, sollten hier gespeichert werden. Dies hat mit Vertraulichkeit zu tun und kann keine Beförderung oder andere persönliche Entscheidungen von der Krankengeschichte der betroffenen Person abhängig machen, so HRdirect.
Bewahren Sie einen dritten Ordner für jeden Mitarbeiter auf, der verletzt wurde. Hier legen Sie Unfallberichte, Schadensersatzansprüche des Arbeitnehmers und andere medizinische Unterlagen ab.
Legen Sie alle I-9-Formulare in Ihren separaten Ordnern oder Ordnern ab, HRdirect-Status. Trennen Sie die I-9 von alten Mitarbeitern zu den jüngeren.

Wenn Sie in Ihrem Büro eine Abrechnung vornehmen, führen Sie einen Abrechnungsordner.