Inhalt
In der Geschäftswelt müssen wir häufig ein Begleitschreiben beifügen, das einem größeren Bericht beigefügt ist und per Post, Sonderzustellung oder sogar per E-Mail versendet werden kann. Ein formelles Anschreiben hat einen ganz bestimmten Zweck und sollte so geschrieben sein, dass es den Inhalt darstellt und beschreibt, das hervorstechende Thema des Berichts wiederholt und auch die nächsten Schritte oder Maßnahmen angibt, die ergriffen werden müssen.
Schreiben Sie ein Anschreiben
Schritt 1
Verwenden Sie den Briefkopf des Unternehmens, um das Präsentationsschreiben eines Berichts unter Berücksichtigung der Wichtigkeit des Begleitdokuments zu verfassen. Selbst wenn Sie Briefkopf-E-Mails verwenden, behandeln Sie diese wie einen Papierbrief, einschließlich eines Bildes des Firmenlogos auf der E-Mail-Seite.
Schritt 2
Geben Sie das Datum des Tages sowie Adressinformationen an, einschließlich Vor- und Nachnamen, Titel, Firmenname, Straße und Stadtadresse sowie Postleitzahl. Verwenden Sie die Begrüßung "Caro", gefolgt von einer formellen Begrüßung, z. B. die Abkürzungen "Herr oder Frau", wenn die Person ein Fremder ist, oder "Caro" mit dem Vor- oder Nachnamen des Empfängers, wenn die Person ein Bekannter ist.
Schritt 3
Geben Sie den Zweck des Briefes im Hauptteil mit Worten wie "Dieser Brief enthält den (Namen des Berichts) für Ihre Überprüfung oder Ihren Kommentar (oder welche Aktion auch immer gewünscht ist) an. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um das Thema des Berichts zusammenzufassen. Versuchen Sie, das zusammenzufassen." Zweck des Berichts so prägnant wie möglich - höchstens in ein oder zwei Sätzen.
Schritt 4
Beachten Sie die Schlussfolgerung des Berichts hier, kommen Sie jedoch nicht zum Kern der Schlussfolgerungen des Berichts. Sie möchten, dass der Leser den aktuellen Bericht und nicht nur das Anschreiben liest. Der Brief sollte den Leser Appetit auf das machen, was im Abschlussbericht zu finden ist.
Schritt 5
Machen Sie einen formellen Abschlussabschnitt oder die nächsten Schritte, in denen Sie angeben, welche Aktionen der Empfänger wünscht. Möchten Sie, dass sie das Dokument weiterleiten oder das Dokument unterschreiben oder eine größere Besprechung koordinieren, um die Ergebnisse zu präsentieren? Seien Sie sehr genau über die nächsten Schritte sowie den Tag und das Datum, wenn dringende Maßnahmen erforderlich sind.
Beenden Sie das Anschreiben mit einer formellen Begrüßung, herzlich, aufrichtig oder nachdenklich. Geben Sie den Namen und den Titel des Autors des Briefes an. Listen Sie die Namen der anderen Personen, die den Bericht und das Anschreiben erhalten, im Feld "Cc" (mit Kopie) in der E-Mail auf.