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Das Organisieren von Ordnern hilft beim Organisieren nicht, wenn Ordner zuvor nicht organisiert wurden. Das Platzieren auffälliger Tags in Dateien ist für ein benutzerfreundliches Archiv von entscheidender Bedeutung. Daher ist das korrekte Markieren von entscheidender Bedeutung. Typisierte Etiketten sind auf einen Blick leicht zu lesen. Ordner, die in Bürobedarfsgeschäften verkauft werden, werden normalerweise mit einem eigenen perforierten Etikettenblatt geliefert. Es ist jedoch einfacher, eigene Etiketten zu tippen und zu schneiden.
Schritt 1
Messen Sie die Höhe und Breite eines einzelnen Etiketts auf dem Lochblech oder einem Etikettenblatt. Wenn Sie ein Lochblech verwenden, messen Sie die gesamte Lochschachtel, einschließlich des Teils, das nach unten gefaltet wird und die Rückseite des Etiketts bildet.
Schritt 2
Öffnen Sie ein neues Dokument im Programm, z. B. Microsoft Excel, MS Word oder Open Office. Fügen Sie eine Tabelle ein. Öffnen Sie für Excel oder andere Tabellenkalkulationsprogramme ein neues Dokument, ohne etwas einzufügen, da das Dokument bereits Zellen enthält. Wenn Sie die Aufkleber zum Beschriften verwenden, überprüfen Sie die Ränder auf dem Aufkleberblatt. Dies ist sehr wichtig für die Ausrichtung des Textes. Messen Sie diese Ränder an allen vier Seiten. Stellen Sie dann die Dokumentränder so ein, dass sie genau mit diesen übereinstimmen. Wenn die Seiten, die Sie drucken möchten, keine Ränder haben, setzen Sie sie alle auf "Null".
Schritt 3
Stellen Sie die Zellengröße gleich der Größe der Etiketten ein, die bereits gemessen wurden. Geben Sie den gewünschten Text in die Zellen ein. Kleinere Ordnerstandards haben nur eine Spalte mit perforierten Beschriftungen, nicht eine ganze Seite. Wenn nur eine Spalte vorhanden ist, geben Sie die Beschriftungen in die erste Spalte der Zellen ein. Verwenden Sie zum besseren Lesen eine fette Schrift.
Schritt 4
Überprüfen Sie die Zellengrößen und -ränder und führen Sie dann einen Testdruck durch, bei dem die Etiketten auf Normalpapier gedruckt werden. Legen Sie dieses Testblatt mit den Etiketten auf das Blatt, um die Ausrichtung mit den Aufklebern oder perforierten Zwischenräumen zu bestätigen. Passen Sie die Ränder und Größen Ihrer Zellen entsprechend an und drucken Sie erneut, wenn keine Ähnlichkeit besteht.
Schritt 5
Legen Sie das mit Ihrem Dateiordner gelieferte Etikettenblatt in den Drucker ein. Stellen Sie sicher, dass sich die Seite in der richtigen Position befindet. Dies hängt vom Druckertyp ab. Überprüfen Sie dies daher zuerst. Machen Sie einen Testdruck, um zu sehen, welche Seite "oben" ist.
Schritt 6
Platzieren Sie die Etiketten mit Löchern an den richtigen Stellen in den Ordnern oder kleben Sie die Aufkleber an die dafür vorgesehenen Stellen.