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E-Mail wird immer noch als eine Form informeller Kommunikation betrachtet. Selbst bei der Arbeit lassen die Menschen oft Begrüßungen, Schließungen und Rechtschreibfehler aus. Da E-Mails jedoch meistens Memos ersetzt haben und zur primären Form der Geschäftskommunikation geworden sind, ist die Einhaltung der entsprechenden Etikette und des richtigen Formats sowohl für die Klarheit als auch für den Respekt anderer Mitarbeiter wichtig.
Grüße und Schließungen
Die Begrüßungen und Schließungen hängen von der Art der Beziehung ab, die Sie mit dem Empfänger der E-Mail haben.
Beginnen Sie in Ihrer ersten E-Mail mit einer Person mit "Sehr geehrter Herr", gefolgt von seinem Namen. Es ist normalerweise normal, den Vornamen zu verwenden, es sei denn, Ihr Geschäft ist sehr formal. Wenn die Beziehung bereits hergestellt wurde, können Sie einfach den Namen der Person oder informellere Begrüßungen wie "Hallo" oder "Hallo" gefolgt vom Namen des Empfängers verwenden.
Verwenden Sie beim Senden von Nachrichten an eine Gruppe immer "Sehr geehrte Person", da E-Mails, die an viele Empfänger gesendet werden, tendenziell formeller sind. Verwenden Sie keine Komplimente wie "Guten Morgen" oder "Guten Tag". Wenn der Empfänger die E-Mail liest, kann es sich um eine andere Uhrzeit handeln.
Verschlüsse folgen den gleichen Regeln wie Begrüßungen. Verwenden Sie in der ersten E-Mail einen formelleren Abschluss wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit besten Grüßen". Wenn Sie bereits E-Mails ausgetauscht haben, ist das Schließen nicht erforderlich, sondern geben Sie immer Ihren Namen als Unterschrift an.
Andere Sammlungen
Vor der Konformität ist der Betreff die erste Information, die der Empfänger lesen wird. Stellen Sie sicher, dass Sie sie aussagekräftig, klar und kurz machen, damit die Person den Inhalt der Nachricht versteht und die richtige Priorität erhält.
Mit dem Aufkommen tragbarer elektronischer Geräte gewöhnten sich viele Mitarbeiter daran, den Inhalt der E-Mail in die Betreffzeile aufzunehmen, und dachten, dass dies für den Empfänger bequemer wäre. Diese Art der Formatierung scheint jedoch abrupt und unhöflich zu sein.
Formatierung
Verwenden Sie korrekte Schreibweise, Satzzeichen und Großschreibung. Wenn Sie die Rechtschreibprüfung bestehen und Tippfehler korrigieren, wird den Kollegen Respekt entgegengebracht. Ein falsches Komma kann die Bedeutung eines Satzes ändern. Denken Sie daran, dass Ihre Kollegen Ihre Gedanken nicht lesen können, und machen Sie die Referenzen klar ("Arbeiten Sie mit ihm an diesem Projekt" - wer ist "er" und "welches Projekt"?).
Schreiben Sie niemals in Großbuchstaben. SCHREIBEN IN KAPITAL LASSEN SIE ES ERSCHEINT, DASS SIE MIT DEM COLLEAGUE SCREAMING SIND.
Schreiben Sie kurze und objektive Absätze. Seien Sie freundlich, aber wenn Sie keine enge Beziehung haben, vermeiden Sie Witze und Sarkasmus, die oft per E-Mail missverstanden werden. Zum Schluss die Emoticons loswerden.
Bildung
Eine kürzlich veröffentlichte Studie im "Journal of Computer-Mediated Communication" hat gezeigt, dass diejenigen, die ausgebildete E-Mails senden, als benutzerfreundlicher und unkomplizierter angesehen werden als der Absender von unhöflichen E-Mails. Darüber hinaus waren die Empfänger ausgebildeter E-Mails eher bereit, mit ihren Absendern zusammenzuarbeiten.
Sie können eine gute Ausbildung per E-Mail auf dieselbe Weise wie im wirklichen Leben zeigen. Verwenden Sie bitte "Bitte" und "Danke", wenn Sie eine Bestellung aufgeben.
Wenn Sie Ihre Zeit verwenden, um sicherzustellen, dass die E-Mail grammatikalisch korrekt ist, zeigen Sie Ihren Kollegen Respekt. Die Vernachlässigung dieses Teils bedeutet, dass Ihre eigene Zeit wichtiger ist als ihre.