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Wenn man eine E-Mail professionell schreibt, kann man die meiste Zeit damit verbringen, sicherzustellen, dass jede Information enthalten ist, dass sie korrekt formatiert ist und dass die Rechtschreibprüfung ausgeführt wurde. Vergessen Sie jedoch nicht, die E-Mail zu schließen. Das Erstellen eines professionellen Endes für E-Mails kann einen großen Unterschied darin machen, wie eine Person sie erhält. Hinterlassen Sie dem Empfänger einen guten Eindruck von Ihnen.
Kontakt Informationen
Wenn Sie zum ersten Mal eine professionelle E-Mail senden, ist es eine gute Idee, diese mit Ihren Kontaktinformationen zu beenden, nicht nur mit Ihrem Namen. Obwohl der Empfänger Ihre Adresse nach Erhalt der E-Mail automatisch erhält, sollten Sie andere Kontaktformen anbieten. Wenn Sie für ein bestimmtes Unternehmen arbeiten, geben Sie diese Kontaktinformationen einschließlich einer Adresse an. Geben Sie Ihre direkte Telefonnummer an und geben Sie an, ob es sich um ein Mobiltelefon oder einen Festnetzanschluss handelt. Wenn Ihr Unternehmen über eine Zentrale verfügt, müssen Sie die Erweiterung angeben. Je mehr Kontakte Sie verlassen, desto besser sind die Chancen der Person, Sie zu kontaktieren.
Vorwegnahme der Schließung
Leslie O’Flahavan von Writing Matters liebt es, eine professionelle E-Mail mit dem Satz "Ich freue mich auf ..." zu beenden. Sie sagt, dies werde den Zweck der E-Mail wiederholen. Darüber hinaus wird die Person, die Ihnen die E-Mail gesendet hat, in eine Antwortposition versetzt. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail über ein Stellenangebot gesendet haben, sollte diese mit "Ich freue mich auf Ihre Entscheidung zu meiner Bewerbung" enden. Der Empfänger weiß nun mit Sicherheit, was der Zweck Ihrer E-Mail ist.
Probleme und Bedenken
Stellen Sie beim Schließen einer professionellen E-Mail sicher, dass Sie eine Einladung für eine Antwort anbieten, z. B. "Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen oder Bedenken zu ... haben", da dies dem Empfänger grünes Licht gibt, um ohne Gefühl zu antworten als ob es Sie stören würde oder dass Ihre E-Mail das letzte Wort sein sollte. Dies hält auch das Gespräch im Fluss. Stellen Sie beim Senden einer E-Mail sicher, dass sich alle Beteiligten auf derselben Seite befinden und dass alle Fragen und Bedenken berücksichtigt wurden.
Überlegungen
Das Ende einer professionellen E-Mail kann abhängig von Ihrer Beziehung zum Empfänger eine persönliche Note haben. Mit der Zeit kann ein professioneller Kontakt zu einem Freund werden, sodass Sie eine E-Mail mit einem internen Witz oder sogar einer unabhängigen Geschichte beenden können. Tun Sie dies jedoch erst, wenn eine Freundschaftsbeziehung hergestellt wurde. Das Beenden einer E-Mail mit "Mit freundlichen Grüßen" ist ein guter Kompromiss. Dies zeigt, dass Sie nicht nur eine Geschäftsbeziehung sind, sondern eine fürsorgliche Person. Haben Sie keine Angst, am Ende einer E-Mail ein wenig Höflichkeit zu zeigen, besonders wenn es sich um eine professionelle E-Mail handelt.