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Eine Empfangsdame ist normalerweise die erste Person, die Sie beim Betreten einer Büroumgebung sehen. Seine Hauptaufgabe in jeder Organisation, ob im öffentlichen, privaten oder freiwilligen Sektor, besteht darin, die Organisation für die Gäste professionell zu vertreten und Einstiegsunterstützung bei administrativen Aufgaben, Zeitplänen und anderen Aufgaben zu bieten. Die Rezeptionisten können in der administrativen Unterstützung bleiben oder einen neuen Abschluss an der Hochschule machen, um mehr über die inneren Abläufe des Unternehmens zu erfahren, an dem sie interessiert sind.
Administrative
Eines der Ziele eines Empfangsmitarbeiters besteht darin, die administrative Funktion eines Unternehmens zu unterstützen. Kopieren, Archivieren und Vorbereiten von Dokumenten sowie das Ordnen von Büromaterial und die Bereitstellung der notwendigen Vorräte für Ihre Vorgesetzten. Es behandelt auch eingehende und ausgehende E-Mails.
Kundendienst
Der Hauptzweck dieses Berufs ist der Kundenservice. Eine Rezeptionistin beantwortet das Telefon mit einer freundlichen, professionellen Begrüßung und leitet die Anrufe an die internen Stellen weiter. Die Beantwortung allgemeiner Fragen von Kunden und potenziellen Kunden zu Öffnungszeiten, verfügbaren Produkten, Dienstleistungen und Gebühren gehört ebenfalls zu den Aufgaben eines Empfangsmitarbeiters.
Termine verwalten
Ein weiteres Ziel eines Empfangsmitarbeiters besteht darin, die Terminplanung für das Unternehmen zu verwalten. Es verwaltet den Terminplan einschließlich neuer Reservierungen, Stornierungen und Änderungen an Terminen. Gute organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail sind für diesen Fachmann unerlässlich.
Andere Aufgaben
Die Vorbereitung von Bürokaffee, Snacks und Snacks für Besprechungen und das Anrufen von Teammitgliedern sind Beispiele für andere Aufgaben der Rezeptionisten. In einigen Büros sammeln die Empfangsmitarbeiter Geld für das Sozialkomitee, stellen Parkscheine aus und geben morgens Post ab.