Verwendung von Outlook zum Planen von Konferenzräumen

Inhalt

• Anweisungen
• Planen Sie Besprechungsräume mit Outlook

In einem geschäftigen Büro mit mehreren Konferenzräumen kann es schwierig sein, zu verfolgen, welche Konferenzräume zu welchen Zeiten in Betrieb sind. Der Kalender in Microsoft Outlook kann zum Planen von Besprechungen, Terminen und Ereignissen verwendet werden. Außerdem kann er für Office-weite Ereignisse verwendet werden, z. B. zum Planen von Konferenzräumen. Sie können einen Kalender einrichten, um alle Konferenzräume zu planen. So können die Mitarbeiter die Verfügbarkeit des Konferenzraums für jedes Datum und jede Uhrzeit leicht einsehen.

Anweisungen

Sie können mehrere Konferenzräume in einem Outlook-Kalender planen (Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

Planen Sie Besprechungsräume mit Outlook

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook. Klicken Sie im Lesezeichenbereich auf "Kalender". Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Kalender" und wählen Sie "Neuer Kalender". Geben Sie einen Namen für den neuen Kalender ein, z. B. "Zeitplan für Konferenzräume".

2. Klicken Sie in der Benutzeroberfläche auf "Zeitplan anzeigen". Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender und wählen Sie "Neuer Termin".

3. Klicken Sie im Menüband auf "Kategorisieren" und wählen Sie "Alle Kategorien". Wählen Sie eine Farbkategorie aus und klicken Sie auf "Umbenennen". Geben Sie einen Namen für die Kategorie ein, z. B. "Konferenzraum 1" oder "Saal Konferenzraum". Benennen Sie die zusätzlichen Farbkategorien um, eine für jeden Konferenzraum. Klicken Sie auf "OK".

   
   

4. Geben Sie im Betreff-Textfeld einen Titel für eine Besprechung oder ein Ereignis ein. Geben Sie im Textfeld Standort die Nummer oder den Namen des Konferenzraums ein. Geben Sie den Starttag und die Uhrzeit für die Nutzung des Konferenzraums mit der Endbenutzungszeit ein. Wenn ein Konferenzraum für mehrere Tage genutzt wird, können Sie das Enddatum ändern.

5. Geben Sie im Hauptfenster die Details der geplanten Besprechung für den Konferenzraum ein. Sie können eine Beschreibung der Besprechung und eine Liste der Teilnehmer hinzufügen.

6. Klicken Sie im Menüband auf "Kategorie" und klicken Sie auf den Konferenzraum, in dem die Besprechung stattfinden soll. Durch diesen Farbcode im Kalender kann das Meeting leicht zwischen den verschiedenen Konferenzräumen, die gleichzeitig verwendet werden, unterschieden werden.

7. Klicken Sie auf "Speichern und schließen", um das Konferenzraumereignis zu schließen und zum Kalender zurückzukehren.