Inhalt
- Anruf entgegennehmen
- Ermitteln Sie die Bedürfnisse des Anrufers
- Weiterleitung des Anrufs an die entsprechende Person im Büro
- Anrufende
Die erste Kommunikation zwischen einem potenziellen Mandanten und einer Anwaltskanzlei erfolgt in der Regel telefonisch und mit einem Empfangsmitarbeiter. Daher ist es wichtig, dass die Rezeptionistin jederzeit professionell und zuvorkommend ist. Die Aufrechterhaltung der Professionalität kann manchmal eine Herausforderung sein, insbesondere für Empfangsmitarbeiter, die täglich viele Anrufe tätigen. Es gibt jedoch bestimmte Grundsätze, die Sie bei der Beantwortung von Anrufen in einer Anwaltskanzlei immer beachten sollten.
Anruf entgegennehmen
Beantworten Sie jeden Anruf, indem Sie den Namen der Anwaltskanzlei und Ihren Namen nennen und dann herausfinden, wer anruft, und fragen Sie: "Wie kann ich Ihnen helfen?" Zum Beispiel: "Guten Morgen, das ist die Anwaltskanzlei von X und Y, Jane, mit wem spreche ich?" Nachdem Sie den Anrufer anhand des Namens identifiziert haben, fragen Sie: "Wie kann ich Ihnen heute helfen, Frau Z?". Denken Sie daran, den Kunden für den Rest des Gesprächs beim Namen zu verweisen. Anmerkungen während jedes Anrufs können insbesondere in Bezug auf Namen nützlich sein. Halten Sie während des Gesprächs einen positiven Ton, seien Sie geduldig und verlieren Sie niemals die Beherrschung. Vermeiden Sie die Verwendung von Jargon, Slang oder Nichtwörtern wie "aham" und "hum".
Ermitteln Sie die Bedürfnisse des Anrufers
Es ist sehr wichtig, genau zuzuhören, was der potenzielle Kunde benötigt, um Ihre Anforderungen zu erfüllen und die angeforderten Informationen klar und präzise bereitzustellen. Bei jedem Anruf sucht jemand nach Informationen oder nach einer bestimmten Person.
Weiterleitung des Anrufs an die entsprechende Person im Büro
Wenn Sie den Anruf an einen Rechtsanwalt weiterleiten müssen, bitten Sie den Kunden, auf die Übergabe in der Leitung zu warten. Wenden Sie sich dann an den Rechtsanwalt und geben Sie den Anruf mit Namen und Zweck des Kunden bekannt. Machen Sie die Übergabe, falls der Anwalt verfügbar ist. Lassen Sie den Kunden nicht länger als 45 Sekunden in der Leitung warten. Fragen Sie nach diesem Zeitraum, ob der Mandant lieber weiter wartet, ob er es möchte, wenn der Anwalt den Anruf zurücksendet oder ob er später anrufen möchte.
Anrufende
Bevor Sie das Telefon ausschalten, fragen Sie, ob Sie mit etwas anderem helfen können und danken dem Kunden, dass Sie die Anwaltskanzlei anrufen. Es kommt selten vor, dass eine Empfangsdame den potenziellen Kunden davon überzeugt, den Service zu mieten. Es ist jedoch üblich, dass der Kunde durch einen schlechten, unhöflichen oder unprofessionellen Service verloren geht.