Inhalt
Kundenbriefe folgen im Allgemeinen bestimmten Formaten und sehen gut geplant und professionell aus. Sie haben universelle Elemente wie Grüße und Abschlüsse. Diejenigen, die über Abrechnungsverfahren sprechen, enthalten Informationen zu den Zahlungsrichtlinien eines Unternehmens und beschreiben, wie Kunden ihre Rechnungen bezahlen sollen. Änderungen dieser Richtlinien müssen per Brief an den Kunden per Post mitgeteilt werden, um ihn schriftlich über die aufgetretenen Änderungen zu informieren.
Öffnung
Die Eröffnung des Briefes enthält das Datum, an dem er geschrieben wurde, die Kontaktinformationen des Empfängers und eine Begrüßung. Der Abschnitt des Briefes mit der Begrüßung "Sehr geehrter Kunde" wird in einem doppelten Feld unter den Kontaktinformationen des Kunden geschrieben. Die Begrüßung richtet sich korrekt an den Kunden mit Titeln wie Herr oder Frau und dem Nachnamen.
Zweck des Briefes
Der Zweckabschnitt informiert Ihren Kunden darüber, dass Sie schreiben, um ihn darüber zu informieren, dass Änderungen am Abrechnungssystem vorgenommen werden. Dieser Absatz sollte auch Garantien enthalten, dass es sich bei diesem Schreiben nicht um einen Sammelschein handelt.
Auswirkungen auf den Verbraucher
Der Effektabschnitt ist detailliert und listet auf, wie sich die Änderungen, die Ihr Unternehmen implementiert, auf den Kunden auswirken. Diese Effekte können eine neue Rechnungsadresse, an die Zahlungen gesendet werden sollen, oder neue Rechnungsdaten umfassen. Diese Änderungen müssen positiv und zugunsten des Kunden geschrieben werden. Jede Änderung sollte sowohl für den Kunden als auch für Ihr Unternehmen als Vorteil beschrieben werden.
Schließung
Der Abschlussabschnitt sollte Ihre Abschlusserklärung an den Kunden enthalten, z. B. "Vielen Dank für Ihre Schirmherrschaft", "Mit freundlichen Grüßen" oder ein einfaches "Danke". Es enthält Ihren eingegebenen Namen, Ihre Unterschrift und Ihre Kontaktinformationen. Es muss auch eine E-Mail-Adresse angegeben werden, damit Kunden Sie kontaktieren können, wenn sie Fragen haben.