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Wenn Sie mit der Buchhaltung arbeiten, verwenden Sie wahrscheinlich ein Programm, das Kalkulationstabellen auf Ihrem Computer erstellt. Tabellenkalkulationen sind eine Weiterentwicklung der alten auf Papier und sind aus verschiedenen Gründen sehr nützlich. Sie sind ideal für die Aufrechterhaltung der Organisation bei der Arbeit mit Zahlen.
Berechnungen
Einer der wichtigsten Vorteile einer Kalkulationstabelle ist die einfache und schnelle Berechnung von Berechnungen. Wenn Sie die Option "Automatische Summe" einstellen, werden die Summen automatisch aktualisiert, wenn Sie einen Wert hinzufügen, entfernen oder ändern. In einem Papierarbeitsblatt müssten Sie das Ergebnis jedes Mal neu berechnen, wenn Sie die Liste der Zahlen geändert haben. Dies ist sehr zeitaufwändig und erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.
Freigeben
Tabellenkalkulationen sind besonders nützlich, wenn Sie Daten mit anderen teilen möchten. Bei einem handgefertigten Dokument müssten Sie Kopien erstellen, scannen und dann per E-Mail versenden. Bei einer elektronischen Version können Sie Ihr Dokument jedoch an eine E-Mail an alle Personen anfügen, auf die Sie zugreifen möchten. Durch die Freigabe des Dokuments auf einem Gerät bei der Arbeit können Ihre Kollegen es auch von ihren eigenen Computern aus betrachten.
Extras
Abhängig von dem von Ihnen verwendeten Tabellenkalkulationsprogramm ist es üblich, eine Vielzahl von Extras zu haben, mit denen Sie Ihre Daten hervorheben können. Beispielsweise können Sie normalerweise Diagramme auf der Grundlage der Daten in Ihren Tabellen erstellen. Dies ist mit wenigen Mausklicks möglich. Dies ist wichtig, wenn Sie wenig Zeit haben. Weitere Extras umfassen die Möglichkeit, verschiedene Spalten und Kategorien in Ihrem Dokument zu sortieren und die Daten direkt in ein anderes Werkzeug, z. B. ein Präsentationsprogramm, zu kopieren.
Anpassungsfähig
Je nach verwendetem Programm können Sie Ihre Dateien auf verschiedene Weise anzeigen. Dies macht die Verwendung von Tabellenkalkulationen sehr nützlich, unabhängig davon, wie Sie darauf zugreifen möchten. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument bei der Arbeit erstellen, können Sie es per E-Mail an sich selbst senden und Ihre Arbeit an einem anderen Ort fortsetzen. Wenn Ihr Smartphone das Dateiformat unterstützt, können Sie auch über Ihr Gerät darauf zugreifen und Daten überprüfen, wenn Sie sich nicht in der Nähe Ihres Computers befinden.